Betrouwbaarheid is één van de kernwaarden van Auxilio Zorgprofessionals & Academie. Uw privacy is één van onze prioriteiten. Via dit privacy statement willen wij u laten weten dat wij zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens en dat we alle verschafte informatie te allen tijde verwerken op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wet- en regelgeving.
Dit privacy statement is bestemd voor medewerkers, werknemers en zakelijke relaties van Auxilio Zorgprofessionals & Academie. Ook is het statement van toepassing op degenen die contact opnemen met Auxilio Zorgprofessionals & Academie en hierbij gegevens delen. Het statement heeft betrekking tot alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt en op de (geautomatiseerde) informatiesystemen die van toepassing zijn. Daarnaast heeft Auxilio Zorgprofessionals & Academie te maken met andere regelgeving. Dit is de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), die ingaat op de vergewisplicht op het moment dat Auxilio Zorgprofessionals & Academie een nieuwe zorgverlener wilt aannemen.
1. De verwerking van persoonsgegevens
De wet beschrijft zes grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens. Auxilio Zorgprofessionals & Academie beroept zich op de volgende grondslag om persoonsgegevens te verwerken: ‘’Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren.’’
1.1 De persoonsgegevens van alle werknemers, medewerkers en deelnemers van opleidingen en onderwijs
Auxilio Zorgprofessionals & Academie verwerkt de persoonsgegevens van alle werknemers en medewerkers van Auxilio Zorgprofessionals & Academie en alle kandidaten die deelnemen aan opleidingen die wij aanbieden via de Auxilio Academie. Het gaat hierbij om:
Administratieve persoonsgegevens;
Arbeidsgegevens;
Financiële gegevens.
Het verwerken van informatie over uw persoonsgegevens vindt te allen tijde plaats met uw toestemming. Deze informatie is van belang om personeel in te kunnen schrijven, personeelsdossiers op te kunnen bouwen en salaris te kunnen verstrekken. Ook is deze informatie van belang om leer- en diplomeringstrajecten, toetsing/examinering, het toekennen van certificaten, diploma’s en accreditatiepunten te kunnen borgen.
Tenslotte verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens om:
Aanbiedingen te doen op basis van persoonlijke wensen en behoeften;
Het op de hoogte kunnen stellen van relevante actualiteiten, events en promotionele acties als er sprake is van een opt-in;
Om toegang te kunnen verlenen tot de portal Mijn Auxilio.
1.2 De persoonsgegevens van alle zakelijke relaties
Naast de persoonsgegevens van de medewerkers van Auxilio Zorgprofessionals & Academie en werkzoekenden die via Auxilio aan de slag willen, verzamelen en verwerken wij gegevens van zakelijke relaties die via Auxilio Zorgprofessionals & Academie een baan willen aanbieden. Wij verwerken gegevens van werkaanbieders als zij via het contactformulier of opdrachtformulier op de website verzoeken om met ons in contact te komen. Auxilio Zorgprofessionals & Academie verwerkt de volgende gegevens van zakelijke relaties:
Bedrijfsgegevens;
Functie, naam en achternaam van de contactpersoon;
Softwaresysteem van de organisatie;
Gegevens om een goede zakelijke relatie te kunnen onderhouden.
Het verwerken van alle informatie van zakelijke relaties vindt te allen tijde plaats met toestemming van de desbetreffende zorgorganisatie. De informatie is van belang om de samenwerkingsovereenkomst te kunnen vastleggen en na te komen.
Tenslotte verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens om:
Aanbiedingen te doen op basis van uw wensen en behoeften, relatiegeschenken op te sturen en informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening van Auxilio Zorgprofessionals & Academie en onze aanvullende activiteiten;
Uw organisatie op de hoogte te stellen van relevante actualiteiten, events, promotionele acties als er sprake is van een opt-in;
De facturatie te kunnen verzorgen;
Uw organisatie toegang te kunnen verlenen tot de portal Mijn Auxilio;
Onze dienstverlening te verbeteren.
1.3 Het verzamelen van persoonsgegevens
Auxilio Zorgprofessionals & Academie gebruikt diverse openbare bronnen om in contact te komen met potentiële sollicitanten en opdrachtgevers en om persoonsgegevens te verzamelen. Voorbeelden van openbare bronnen zijn vacaturebanken, LinkedIn, Google, Facebook, Twitter en job aggregators. Tijdens het interactiemoment op één van de genoemde platforms met een potentiële kandidaat of opdrachtgever verschaft Auxilio Zorgprofessionals & Academie de volgende gegevens:
Naam (en achternaam);
E-mailadres;
Telefoonnummer.
De overige gegevens van werkzoekenden en zakelijke relaties uit paragraaf 1.1 en 1.2 worden verder per mail of telefonisch verzameld.
Auxilio Zorgprofessionals & Academie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Besluiten worden te allen tijde door menselijke tussenkomst genomen.
1.4 Bewaartermijn van persoonsgegevens
Auxilio Zorgprofessionals & Academie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De bewaartermijnen voor verwerkingen zijn als volgt vastgesteld:
De bewaartermijnen van arbeids- en/of studieovereenkomsten en wijzigingen, verslagen van functionerings- of beoordelingsgesprekken en verslaggeving in het kader Wet Verbetering Poortwachter worden maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard;
Loonbeslagen worden bewaard tot opheffing van het loonbeslag;
Persoonsgegevens van sollicitanten worden maximaal vier weken zonder toestemming van de sollicitant en maximaal één jaar met toestemming van de sollicitant bewaard;
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen worden minimaal vijf jaar na einde dienstverband bewaard;
Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden worden minimaal zeven jaar na einde dienstverband bewaard;
Burgerlijke staat van de werknemer wordt minimaal zeven jaar na einde dienstverband bewaard.
De bovenstaande bewaartermijnen zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.
2. Websitebezoekers
Om de website voor zowel werkzoekenden als werkaanbieders zo gebruiksvriendelijk mogelijk neer te zetten, is het voor Auxilio Zorgprofessionals & Academie van belang om gegevens van websitebezoekers te verzamelen en te analyseren. Het gaat hierbij niet om persoonsgegevens, maar om niet-identificeerbare informatie over websitegebruikers. De informatie die Auxilio Zorgprofessionals & Academie verzamelt ten behoeve van optimalisatie van de website betreft:
De bron vanwaar de website gebruiker is doorgelinkt naar de website www.auxilio.nl;
De browser die de website gebruiker gebruikt;
De bezochte pagina’s op de website;
Informatie over het apparaat dat de website gebruiker gebruikt;
De customer journey die website gebruikers afleggen op de website.
2.1 Marketing
Om contact te onderhouden verwerken wij contactgegevens en interessegebieden. Voor online campagnes, evenementen en bijeenkomsten verwerken we ook persoonsgegevens, zoals IP-adres, cookie ID, social ID en/of surfgedrag. Dit doen we om op de juiste plekken de meest relevante advertenties te kunnen laten zien. Ook maken wij gebruik van ‘aangepaste doelgroepen’ via social media platforms. Dit doen wij via verschillende kanalen, zoals Facebook en Instagram. Op deze platforms kunnen (gepersonaliseerde) advertenties worden getoond. Als je dit niet wil, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar marketing@auxilio.nl. Ook kun je je hiervoor afmelden bij de desbetreffende platforms.
2.2 Cookies
Auxilio Zorgprofessionals & Academie maakt op de website www.auxilio.nl gebruik van cookies, verzamelt websitestatistieken en analyseert deze. Op deze manier hebben wij in beeld op welke wijze websitebezoekers de website gebruiken. Hiermee zijn wij in staat om de website verder te optimaliseren en de gebruikservaring te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op uw pc. Onze server herkent deze cookies als u www.auxilio.nl in de toekomst nog eens bezoekt. Klik hier voor de complete cookieverklaring van Auxilio Zorgprofessionals & Academie.
3. Externe partijen
Op de website www.auxilio.nl verwijzen we naar websites of platforms van externe partijen. Bekijk onze cookieverklaring voor meer informatie over cookies van externe partijen.
Daarnaast delen we informatie met partijen die opdrachten/werkzaamheden uitvoeren voor Auxilio Zorgprofessionals & Academie. Zij hebben slechts toegang tot de informatie die zij nodig hebben om de desbetreffende opdracht uit te kunnen voeren.
3.1 Het delen van informatie met externe partijen
Auxilio Zorgprofessionals & Academie heeft een aantal externe partijen in dienst die in opdracht werkzaamheden uitvoeren. Het gaat hierbij om een marketingbureau en een softwareontwikkelaar. Voor deze externe partijen zijn overeenkomsten opgesteld die in lijn zijn met de AVG wet- en regelgeving.
Voor de softwareontwikkelaar geldt dat hij toegang heeft tot alle gegevens en onze database. Het is voor deze partij van belang om toegang te hebben tot alle portals, omdat dit hem in staat stelt het CRM-systeem van Auxilio Zorgprofessionals & Academie te onderhouden en doorontwikkeling te realiseren. De partij raadpleegt de database alleen als het echt noodzakelijk is.
Alle websitestatistieken worden gedeeld met het marketingbureau. Het gaat hierbij om niet-identificeerbare gegevens uit hoofdstuk 2.
4. Vergewisplicht
De vergewisplicht geldt als Auxilio Zorgprofessionals & Academie een nieuwe zorgverlener wilt aannemen. Auxilio Zorgprofessionals & Academie moet de geschiktheid onderzoeken van iemand die beroepsmatig zorg wilt gaan verlenen op huisartsenpraktijken, gezondheidscentra, huisartsenposten en andere zorginstellingen. De verschillende manieren om aan de vergewisplicht te voldoen zijn:
Navraag bij eerdere werkgevers;
Het BIG-register bekijken;
Het Waarschuwingsregister Zorg en Welzijn bekijken;
Navraag doen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd;
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Werknemers en medewerkers van Auxilio Zorgprofessionals & Academie zullen bij aanname van een nieuwe zorgverlener gebruik maken van het opvragen van referenties bij eerdere werkgevers. De eerdere werkgever en de gegeven referenties worden digitaal vastgelegd.
5. Rechten van betrokkenen
Voor alle medewerkers, werknemers en zakelijke relaties van Auxilio Zorgprofessionals & Academie zijn persoonlijke dossiers opgesteld. Alle betrokkenen die een overeenkomst zijn aangegaan, hebben op verzoek recht op inzage in hun dossier. Aan dit recht is ook het recht op correctie van persoonsgegevens en verwijdering van alle persoonsgegevens verbonden. Als het verzoek in strijd is met andere wet- en regelgeving, dan kan Auxilio Zorgprofessionals & Academie een verzoek weigeren. De motivatie voor de weigering van het verzoek wordt verstrekt aan de betrokkene.
6. Klachten en contact
Vragen en klachten over de naleving van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming door Auxilio Zorgprofessionals & Academie kunnen per mail, telefonisch of schriftelijk kenbaar worden gemaakt. U kunt hiervoor mailen naar info@auxilio.nl, bellen naar 030-3040022 of een brief sturen naar Franz-Lisztplantsoen 210, 3533 JG Utrecht.